Recht van Betrokkenen

1. Doel en doelstelling

Het doel van dit document is om het protocol te bepalen dat moet worden gevolgd om te voldoen aan de rechten van toegang, rectificatie, annulering, wissen/vergeten, bezwaar, beperking van verwerking, gegevensoverdracht en verzet tegen geautomatiseerde besluitvorming van persoonlijke gegevens, die in klantensystemen worden bewaard en eigendom zijn van de bedrijven binnen Gonvarri Material Handling (hierna GMH).

De Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bevat het recht van de betrokkenen, inclusief verduidelijkingen en nieuwe rechten. De verordening stelt ook specifieke voorwaarden vast met betrekking tot de procedures die moet worden gevolgd om ervoor te zorgen dat betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

Het doel van deze procedure is om alles beter in kaart te brengen en het vergemakkelijken van de procedure door GMH-belanghebbenden, om hun rechten op dit gebied uit te voeren met betrekking tot de persoonlijke gegevens die aan het bedrijf zijn verstrekt.

2. Definities

Betreffende: de persoon tot wie de gegevens behoren.

Communicatie of overdracht van gegevens: elke openbaarmaking van gegevens aan een andere persoon dan de betrokkene.

Toestemming van de betrokkene: elke uitdrukking van een vrije, ondubbelzinnige, specifieke en geïnformeerde wil waarmee de betrokkene instemt met de verwerking van persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben.

Persoonlijke gegevens: alle informatie betreffende geïdentificeerde of identificeerbare personen.

Recht op toegang: Erkend wordt dat de belanghebbende partij een kopie van de door GMH verwerkte persoonsgegevens kan opvragen.

Recht op wissen / vergeten: verzoek om annulering van uw gegevens. U moet rekening houden met de vraag of de gegevens waarvan u de annulering aanvraagt noodzakelijk en niet onjuist, noch overbodig noch buitensporig zijn in de arbeidsrelatie.

Recht op beperking van verwerking: bij de uitoefening van dit recht kan de belanghebbende partij verlangen dat, tot zijn eigen persoonsgegevens, tijdelijk of voor onbepaalde tijde, de handelingen die in beide gevallen zouden overeenkomen niet worden toegepast.

Recht op bezwaar: met de uitoefening van dit recht kan de eigenaar van de gegevens bezwaar maken tegen het gebruik van persoonlijke gegevens voor een specifiek doel. U moet wel bedenken of de verwerking van de gegevens waar u bezwaar tegen maakt noodzakelijk zijn in de arbeidsrelatie. Zo ja, dan is GMH gerechtigd uw bezwaar te weigeren.

Recht op gegevensoverdracht: bij de uitoefening van dit recht kan de betrokkene verzoeken dat zijn/haar gegevens worden overgedragen van de ene verantwoordelijke partij naar de andere, of naar zijn/haar persoon, in een gestructureerd, standaard en geautomatiseerd bestandsformaat dat geschikt is voor digitale lezing.

Recht op rectificatie: door dit recht uit te oefenen, communiceert de betrokkene aan GMH over de gegevens die zijn gewijzigd en die niet langer overeenkomen met zijn persoon, zodat deze kunnen worden gewijzigd of geannuleerd.

Gegevensverwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of enig ander lichaam dat, alleen of samen met anderen, gegevens verwerkt namens de controller.

Bestand: elke georganiseerde reeks persoonlijke gegevens, ongeacht de vorm of modaliteit van de oprichting, opslag, organisatie en toegang.
Stakeholder: de persoon tot wie de gegevens behoren.

Gegevensverwerking: operationele en technische procedures van geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde aard die het verzamelen, vastleggen, opslaan, verwerken, wijzigen, blokkeren en annuleren mogelijk maken, evenals de overdracht van gegevens die het resultaat zijn van communicatie, vragen, interconnecties en overdrachten.

Controller: natuurlijke of rechtspersoon, publiek of privaat of administratief orgaan, die beslist over het doel, de inhoud en het gebruik van de verwerking.
Aanvrager: persoon tot wie de gegevens behoren.

3. Beschrijving van het recht van betrokkenen

3.1. Persoonlijke gegevens en verwerking van Gonvarri medewerkers

Elke persoon heeft het recht kosteloos informatie te vragen en te verkrijgen over de persoonsgegevens die worden verwerkt, de oorsprong van dergelijke gegevens en de gemaakte of geplande communicatie. Bovendien kan de belanghebbende partij verzoeken om rectificatie, annulering, bezwaar of gegevensoverdracht van zijn persoonsgegevens.

De rechten worden uitgeoefend door middel van een verzoek gericht aan de mailbox privacy.rights@gonvarri.com met behulp van het aanvraagformulier voor de uitvoering van de rechten.

Er is geen overweging vereist voor de uitoefening van de rechten van de betrokkenen.

3.1.1. Recht van toegang

De betrokkene heeft het recht om van de Privacy Officer bevestiging te krijgen over de vraag of de gegevens worden verwerkt of overgedragen aan een ander land of aan een internationale organisatie.

In het geval dat de betrokkene om een kopie van de verwerkte persoonsgegevens verzoekt, verstrekt de Privacy Officer deze in een standaard elektronisch bestand.

3.1.2. Recht op rectificatie

De betrokkene heeft het recht om onnauwkeurige persoonsgegevens over hem te laten corrigeren zonder onnodige vertraging door de controller. Rekening houdend met de doeleinden van de verwerking heeft de betrokkene het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen, onder meer door een aanvullende verklaring.

3.1.3. Recht om te wissen (recht om te worden vergeten)

De betrokkene heeft het recht om zonder onnodig uitstel van de Privacy Officer de verwijdering van persoonlijke gegevens die hem betreffen, te verkrijgen. De Privacy Officer is verplicht om persoonlijke gegevens te verwijderen wanneer:

• De gegevens niet nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• Ze zijn verouderd.
• De toestemming van de betrokkene voor verwerking wordt ingetrokken.
• Ze op een onwettige manier zijn gebruikt.

3.1.4. Recht op bezwaar

De betrokkene heeft het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, op voorwaarde dat deze verwerking wettig is. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, wanneer de verwerking is gebaseerd op: direct marketing; profilering; legitiem belang van de voor de verwerking verantwoordelijke of derden, op voorwaarde dat de belangen of rechten en vrijheden van de betrokkene niet de overhand hebben, vooral als u een kind bent; of de doeleinden van de verwerking zijn geassocieerd met: historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek, tenzij de verwerking noodzakelijk is om redenen van openbaar belang.

3.1.5. Recht op beperking van verwerking

De betrokkene heeft het recht om van de Privacy Officer de beperking van de verwerking van de gegevens te verkrijgen wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• De betrokkene betwist de juistheid van de persoonsgegevens.
• De verwerking is onwettig en de betrokkene heeft bezwaar tegen de verwijdering van de gegevens en vraagt in plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan.
• De gegevensbeheerder heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor verwerking, maar de betrokkene heeft deze nodig voor het formuleren, uitoefenen of verdedigen van claims.
• De betrokkene heeft bezwaar tegen verwerking, terwijl wordt nagegaan of de legitieme redenen van de voor de verwerking verantwoordelijke voorrang hebben op de betrokkenen.

3.1.6. Recht op gegevensoverdracht

De betrokkene heeft het recht om zijn of haar gegevens door de Privacy Controller aan een andere gegevensverwerker of de betrokkene zelf door te geven, in een gestructureerd bestandsformaat voor normaal gebruik en digitaal te lezen, wanneer de verwerking met geautomatiseerde middelen wordt uitgevoerd.

3.1.7. Recht om geautomatiseerde besluitvorming te weigeren

De betrokkene heeft het recht om niet het onderwerp te zijn van een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die rechtsgevolgen voor hem heeft of op dezelfde manier van invloed is op hem.

3.2. Uitvoering van de rechten van betrokkenen

De Privacy Officer moet de betrokkenen op de hoogte brengen van de mogelijkheid om de rechten van de betrokkene uit te oefenen onder de nieuwe Europese verordening.

Voor de uitoefening van de rechten zal de template die beschikbaar is op de website worden aangevuld met de gegevens van de persoon die geïnteresseerd is in de uitoefening van de rechten en zal worden verzonden naar het e-mailadres privacy.enquiries@gonvarri.com.

De informatie kan worden opgevraagd door de betrokkene of zijn wettelijke vertegenwoordiger (in geval van een handicap of minderheid), met nadruk door het formulier in bijlage A en een fotokopie van het nationale identiteitsdocument naar de mailbox privacy.enquiries@gonvarri.com te sturen om zijn of haar vertegenwoordiging te certificeren en, waar nodig, de gegevens te vermelden waartoe hij of zij toegang wenst te hebben of waarop de Privacy Officer moet handelen.

In het geval dat niet wordt voldaan aan het vereiste van identificatie van de betrokkene (bijv.: verzoek dat wordt gevraagd door een andere persoon dan de betrokkene, gebrek aan accreditatie door de wettelijke vertegenwoordiger, enz.), informeert de Privacy Officer de betrokkene schriftelijk van de onmogelijkheid om het verzoek bij te wonen totdat het als gespecificeerd is geïdentificeerd.

Zodra het verzoek is ontvangen, beslist de Privacy Officer of hij het wel of niet wil accepteren. In beide gevallen deelt het de beslissing schriftelijk aan de betrokkene mee, zodat hij of zij het later kan bewijzen (aangetekende brief met ontvangstbevestiging).

Evenzo kan de Privacy Officer, in geval van aanvaarding, ook de toegang tot uw persoonlijke gegevens in het betreffende bestand vergemakkelijken door deze rechtstreeks aan u te laten zien in het kantoor van de Privacy Officer. In dit geval geeft de Privacy Officer een schriftelijke verklaring af waarin, met de handtekening van de belanghebbende, wordt vermeld dat het recht op toegang is uitgeoefend in vorm en tijd. Alle verzoeken om de uitoefening van rechten die van de betrokkene zijn ontvangen, worden naar behoren geregistreerd.

In alle gevallen informeert de Privacy Officer de betrokkene over de acties die moeten worden genomen met betrekking tot de ontvangen verzoeken.

In gevallen waarin de gegevens zijn verzameld of geregistreerd op frauduleuze, oneerlijke of ongeoorloofde wijze, impliceert de annulering daarvan altijd de onmiddellijke verwijdering en nooit het blokkeren van de gegevens. In elk geval wordt een dergelijke verwijdering uitgevoerd wanneer mogelijke contractuele verplichtingen zijn vervallen of wanneer de wet het onderhoud van documenten voorschrijft. Dit uitgangspunt moet door de Privacy Officer en de betrokken sector worden bestudeerd voordat actie wordt ondernomen.

3.3 Reactie deadlines

De Privacy Officer moet alle ontvangen en geanalyseerde verzoeken beantwoorden, ongeacht of de persoonlijke gegevens van de betrokkene al dan niet in zijn of haar bestanden of verwerking voorkomen. Hiertoe gebruikt het de antwoord indelingen vermeld in paragraaf 4.2 "Uitoefening van deze rechten" en alle andere manieren om aan te tonen dat het bericht is verzonden en ontvangen (aangetekende brief met ontvangstbevestiging).

Om de ontvangen verzoeken te beantwoorden, al dan niet geschat, heeft de Privacy Officer de volgende maximale deadlines:

Recht	Deadline
Recht van toegang	1 maand na ontvangst van de aanvraag.
Recht op rectificatie	1 maand na ontvangst van de aanvraag.
Recht om te wissen (recht om te worden vergeten)	1 maand na ontvangst van de aanvraag.
Recht om te wissen (recht om te worden vergeten)	1 maand na ontvangst van de aanvraag.
Recht op beperking van verwerking	1 maand na ontvangst van de aanvraag.
Recht op gegevensoverdracht	1 maand na ontvangst van de aanvraag.
Recht om geautomatiseerde besluitvorming te weigeren	1 maand na ontvangst van de aanvraag.

 

3.4. Weigering om het recht van de betrokkenen uit te oefenen

De Privacy Officer kan toegang tot bestanden of verwerking weigeren wanneer:

• De betrokkene zijn recht reeds heeft uitgeoefend binnen een periode van minder dan twaalf maanden en er geen bewijs is van een legitiem belang in die zin.
• Het verzoek is gedaan door een andere persoon dan de betrokken persoon (alleen in geval van een handicap of minderheid van de persoon in kwestie, wanneer niet is aangetoond dat hij of zij de wettelijke vertegenwoordiger is).

De Privacy Officer kan alleen de rectificatie, bezwaar of annulering of vergeetachtigheid van de bestanden of verwerking weigeren wanneer:

• Het verzoek is gedaan door een andere persoon dan de betrokken persoon (alleen in geval van een handicap of minderheid van de persoon in kwestie, wanneer niet is aangetoond dat hij of zij de wettelijke vertegenwoordiger is).
• De annulering schade veroorzaakt aan de legitieme belangen van de betrokken partij of derden.
• Er een verplichting is om de gegevens te bewaren.